راهنمای جامع خرید سیستم حضور و غیاب
آیا مدیریت دقیق حضور و غیاب کارکنان و بهبود نظم و بهروری یکی از چالش‌های درون سازمانی شماست؟ تهیه یک سیستم کنترل تردد با کیفیت یکی از راه‌حل‌های پیش روی شماست. با توجه به تنوع بالای دستگاه‌های حضور و غیاب در بازار، پیچیدگی‌های فنی و نیازهای خاص هر صنعت تصمیم‌گیری برای انتخاب بهترین گزینه را کار پیچیده‌ای کرده است.
در ادامه قصد داریم با بیان مهمترین مواردی که باید در حین خرید سیستم حضور و غیاب به آن توجه کنید، شما را در مسیر انتخاب مناسب‌ترین دستگاه حضور و غیاب همراهی کنیم. با بررسی دقیق نوع کسب‌وکار، نیازهای خاص شما، آخرین فناوری‌های روز و محدودیت‌های بودجه، به شما کمک می‌کنیم تا بهینه‌ترین و کارآمدترین سیستم را برای سازمان خود انتخاب کنید. با ما همراه باشید تا با آگاهی کامل، تصمیم هوشمندانه‌ای بگیرید و از مزایای یک سیستم حضور و غیاب پیشرفته بهره‌مند شوید و شاهد رشد و شکوفایی کسب و کارتان باشید!
1. نوع کسب‌وکار و تعداد کارکنان
چه نوع کسب‌وکاری دارید و چند نفر پرسنل در مجموعه شما فعالیت می‌کنند؟ نوع کسب‌وکار و فعایت آن به طور مستقیم در تعیین نیازها و ویژگی‌های دستگاه حضور و غیاب یک مجموعه نقش دارد. در ادامه به چند عامل تاثیرگذار در انتخاب دستگاه حضور و غیاب می‌پردازیم.
· مقیاس و تعداد کارکنان
کسب‌وکارهای کوچک: برای کسب‌وکارهای کوچک، یک دستگاه ساده با هزینه اقتصادی هم پاسخگو است. هرچند بسته به ماهیت و سیاست کاری آن سازمان ممکن است نیاز به استفاده از دستگاه حضور و غیاب بیومتریک با سطح امنیت بالا و امکان محدود کردن سطح دسترسی افراد به قسمت های مختلف باشد. قدر مسلم در سازمان کوچک نیاز به استفاده از سیستم نرم افزار برای تعریف شیفت‌بندی پیچیده نیست.
کسب‌وکارهای بزرگ: در سازمان‌های بزرگ، نیاز به سیستم‌های پیچیده‌تر با قابلیت‌های مدیریت چندکاربره، یکپارچه‌سازی با سیستم‌های دیگر و تولید گزارش‌های دقیق وجود دارد. قدر مسلم در یک سازمان بزرگ نیاز به تهیه چندین دستگاه ساعت زنی وجود دارد و حتی در صورت لزوم، استفاده از سیستم حضور و غیاب آنلاین در کنار دستگاه ساعت زنی است.
· نوع شیفت‌ها و ساعات کاری:
نوع شیفت کاری به طور مستقیم در نوع دستگاه خریداری شده تاثیر ندارد، اما کاملا به نوع نرم افزار حضور و غیاب مورد نیاز وابسته است. به عنوان مثال نسخه پایه نرم افزار حضور غیاب نانوتایم کلیه نیازهای یک کارگاه کوچک حتی تا سه شیفت کاری را پاسخگو است. اما در سازمان‌های شیفتی که کارکنان به صورت شیفتی کار می‌کنند (مانند بیمارستان‌ها و کارخانجات) علاوه بر دستگاه قدرتمند نیاز به استفاده از نرم افزار مدیریت تردد با قابلیت‌های ویژه است. در این موارد معمولا نسخه پرو و سازمانی نرم افزار حضور و غیاب نانوتایم را پیشنهاد می‌کنیم، همچنین صاحبان کسب و کار می‌توانند از نسخه کلود نرم افزار حضور و غیاب نانوتایم 360 استفاده کنند.
· نیازهای امنیتی
در برخی از سازمان‌ها با توجه به ماهیت کار، نیاز به استفاده از سیستم‌هایی با میزان حساسیت بالا برای احراز هویت و مدیریت تردد است. به عنوان مثال سازمان‌های نظامی، آزمایشگاه‌ها و مراکز بانکی نیاز به استفاده از سیستم احراز هویت بیومتریک از جمله تشخیص عنبیه یا ضربان قلب دارند. یا در برخی از موارد یک سیستم تشخیص چهره مجهز به هوش مصنوعی که دارای اکسس کنترل باشد نیاز آن مجموعه را پوشش می‌دهد. اما یک کارگاه تراشکاری یک دستگاه کارت ساعت زن کلیه نیلزهای آن‌ها را برآورده می‌کند.
· سیاست‌های داخلی سازمان
در برخی از کسب و کارها، ماهیت و سیاست کاری به طور مستقیم بر قوانین حاکم در آن سازمان تاثیر دارد. به عنوان مثال ممکن است نیاز به تعیین سطح دسترسی پرنسل به قسمت‌های خاص ساختمان باشد. حتی ممکن است بر اساس ماهیت کسب و کار نوع زمانبندی تعطیلات در آن سازمان متفاوت باشد.
2. نیازهای خاص در مدیریت حضور و غیاب
منظور از نیازهای خاص در مدیریت حضور و غیاب در سازمان چیست؟ نیازهای خاص در مدیریت حضور و غیاب به ویژگی‌ها و قابلیت‌هایی اشاره دارد که ممکن است بسته به نوع کسب‌وکار، فرهنگ سازمانی، و فرآیندهای داخلی آن متفاوت باشد. این نیازها می‌توانند شامل موارد زیر باشند:
· مدیریت نوبت‌کاری (شیفت کاری)
در کسب‌وکارهایی که چندین شیفت کاری در نظر گرفته شده است، سیستم حضور و غیاب مورد استفاده باید امکان تعریف و مدیرت انواع شیفت کاری از جمله شیفت آزاد، چرخشی، ثابت و … را داشته باشد. این قابلیت شامل تعیین ساعات کار در هر شیفت، مدیریت درخواست‌های تغییر شیفت و ثبت ساعات کار در شیفت‌های مختلف است.
· محاسبات و یکپارچگی با سیستم موجود
سیستم مدیریت تردد باید به گونه‌ای باشد که بتوان به راحتی ساعات کارکرد پرسنل را محاسبه و از طریق نرم افزا حضور و غیاب خروجی گرفته یا در صورت نیاز مشتری، امکان اتصال سیستم به نرم افزار محاسبه حقوق و دستمزد فراهم شده باشد. بسیاری از کسب‌وکارها نیاز دارند که سیستم حضور و غیاب با سایر نرم‌افزارهای مدیریت منابع انسانی، مالی و حسابداری یکپارچه شود تا جریان اطلاعات به صورت خودکار و بدون خطا انجام شود.
نرم افزار حضور و غیاب نانوتایم، دارای ماژول خروجی اکسل برای انتقال داده ها به نرم افزار حسابداری یا حقوق و دستمزداست. همچنین ماژول حقوق و دستمزد است که این سیستم را به یک سیستم جامع برای مدیریت تردد و محاسبه حقوق و دستمزد تبدیل می‌کند که امکان مدیریت بهتر اضافه‌کاری، مرخصی و کسر از حقوق در صورت غیبت را فراهم می‌کند.
· گزارش‌دهی و تحلیل داده‌ها
یک سیستم کنترل تردد کارآمد باید امکان تهیه انواع گزارش‌های دقیق و زمان‌بندی‌شده بر اساس نیاز سازمان را باید داشته باشد.
· نحوه دسترسی به اطلاعات
در برخی از سازمان‌ها، نیاز به دسترسی آنلاین به اطلاعات است. به عنوان مثال سازمانهایی که دارای چندین شعبه هستند و مدیران ارشد نیاز به مانیتور آنلاین داده‌های سیستم هستند. همچنین در برخی از سازمان‌ها با توجه به ماهیت کاری نیاز به ثبت تردد آنلاین وجود دارد. به عنوان مثال سازمانهایی که پرسنل دورکار دارند، یا مواردی که نیاز به حضور کارمند در چندین شعبه است. در چنین مواردی نیاز به استفاده از سیستم حضور و غیاب آنلاین است که کاربران امکان مانیتورینگ و ثبت اطلاعات از طریق اپلیکیشن حضور و غیاب موبایلی یا نسخه وب را داشته باشند.
· امکان سفارشی سازی
بسته به ماهیت و نیاز هر کسب و کاری، باید مکان سفارشی‌سازی سیستم برای پاسخگویی به نیازهای منحصر به فرد مانند قوانین محلی کار، ساعات کار غیرمعمول و سیاست‌های داخلی سازمان فراهم شده باشد. به عنوان مثال تعریف مرخصی یا تعطیلات ممکن است متفاوت باشد. بنابراین سیستم باید قابلیت مدیریت درخواست‌های مرخصی، اعم از مرخصی‌های استعلاجی، سالانه، و اداری را داشته باشد.
3. نوع فناوری ( دقت و امنیت)
یکی از سوالاتی که در حین خرید دستگاه ساعت زنی با آن مواجه می‌شویدف فناوری مورد استفاده در دستگاه است. آیا شما دستگاه کارتی و رمز عبور می‌خواهید که معمولا مقرون بصرفه و اقتصادی هستند یا امنیت و دقت بالای دستگاه‌های بیومتریک ( تشخیص چهره، اثر انگشت و…) را ترجیح می‌دهید. هرچند که امروزه شاهد تحول عظیم دستگاه‌های بیومتریک با روی کار آمدن فناوری هوش مصنوعی هستیم. سیستم‌های کنترل تردد بیومتریک مجهز به هوش مصنوعی، از دقت، سرعت و امنیت بالاتری برخوردار هستند. دستگاه‌های حضور و غیاب نانوتایم مدل XFACE120، XF100، XFACE260 و… از جمله دستگاه‌های احراز هویت بیومتریک مجهز به هوش مصنوعی هستند.
در نهایت، انتخاب دستگاه حضور و غیاب باید با توجه به نوع کسب‌وکار، فرآیندها و نیازهای خاص آن انجام شود. درک دقیق از این عوامل به شما کمک می‌کند تا سیستمی مناسب و کارآمد انتخاب کنید که نه تنها نیازهای کنونی شما را برآورده کند، بلکه در آینده نیز قابلیت پاسخگویی به تغییرات و رشد کسب‌وکار شما را داشته باشد.
4. امکانات ارتباطی و یکپارچه‌سازی
در بسیاری از سازمان‌های بزرگ برای سهولت در امور مدیریت منابع انسانی نیاز به یکپارچه سازی اطلاعات سیستم کنترل تردد و نرم افزارهای موجو از جمله حقوق و دستمزد است. در حین تهیه دستگاه اگر چنین مواردی نادیده گرفته شود، ممکن است به دلیل عدم کارایی سیستم مدیریت حضور و غیاب و عدم امکان یکپارچه‌سازی با نرم افزارهای موجود، مشکلات زیادی را به همراه خواهد داشت.
5. میزان بودجه
پیش از خرید باید این مسئله را روشن کنید که چه بودجه‌ای برای خرید و نگهداری سیستم حضور و غیاب در نظر گرفته‌اید؟ در صورتی که بودجه شما محدود است ممکن است دستگاه خریداری شده امکانات مورد نظر شما را نداشته باشد. به عنوان مثال دستگاه‌های احراز هویت تشخیص عنبیه قیمت بالاتری نسبت به سایر دستگاه‌های بیومتریک دارند. بنابراین بودجه به طور مستقیم در انتخاب شما تاثیر دارد.
6. پشتیبانی و خدمات پس از فروش
در حین خرید سیستم مورد نظر بهتر است انتظارات خود از لحاظ پشتیبانی فنی و خدمات پس از فروش را به روشنی بیان کنید. به عنوان مثال شما نیاز به کارشناس آموزش نحوه استفاده از سیستم به صورت حضوری در محل یا نیاز به بازدید دوره‌ای از دستگاه دارید. چه مدت زمان نیاز به آموزش و زمان برای کارکنان جهت استفاده از سیستم نیاز دارید؟
7. تجربیات قبلی و آینده نگری
اگر پیش از این سابقه استفاده از سیستم حضور و غیاب داشته اید، بهتر است نقاط ضعف و قوت سیستم پیشین را با کارشناس فروش در میان بگذارید تا از بروز هرگونه مشکل جلوگیری شود. همچنین اگر در چشم انداز کسب و کار شما ارتقاء سیستم در نظر گرفته شده، قابلیت‌های سیستم مورد نظر برای تطابق با رشد و تغییرات کسب و کار خود را بررسی کنید. این محتوا به همت کارشناسان فروش و پشتیبانی کمپانی نانوتایم وارد کننده انواع دستگاه ساعت زنی و نرم افزار حضور و غیاب آنلاین و تحت ویندوز تهیه شده است. در صورت نیاز به مشاوره بیشتر با همکاران ما در تماس باشید.
