پایان کاغذبازی اداری با نرم افزار اتوماسیون اداری

حتماً تا به حال تجربه کرده‌اید که با ورود به سازمان‌ها، درگیر کاغذبازی‌های زمان‌بر اداری شده و ساعت‌ها وقت خود را در سالن‌های انتظار صرف کرده‌اید تا نتیجه درخواستتان را  از مسئول مربوطه آن دریافت کنید. شاید هم به‌عنوان یک کارمند، مدت زمان زیادی را منتظر تأیید فرم درخواست وام یا مرخصی خود بوده‌اید. اما چرا این فرایندها این‌قدر طولانی و زمان‌بر هستند و چگونه می‌توان به این روند پایان داد؟
در این مقاله به بررسی نرم افزار اتوماسیون اداری می‌پردازیم که توانسته به‌طور قابل‌توجهی سرعت انجام فرایندهای اداری را افزایش داده و کاغذبازی‌های زمان‌بر را از سازمان‌ها حذف کند.

سیستم اتوماسیون اداری: عامل حذف کاغذ از سازمان‌ها

سیستم‌های اتوماسیون اداری با دیجیتالی کردن اسناد و خودکارسازی فرایندهای اداری، تأثیر مستقیم و مثبتی بر کاهش هزینه‌ها دارند. چاپ و نگهداری اسناد کاغذی هزینه‌های زیادی را به سازمان‌ها تحمیل می‌کند. همچنین، فضای فیزیکی زیادی نیز برای ذخیره‌سازی این اسناد لازم است.

با استفاده از این سیستم‌ها، نه تنها این هزینه‌ها به‌طور چشمگیری کاهش می‌یابد، بلکه زمان کارکنان که قبلاً صرف جستجو و مدیریت اسناد کاغذی می‌شد، اکنون می‌تواند به فعالیت‌های پربازده‌تر اختصاص یابد. این تغییر به افزایش بهره‌وری سازمانی کمک شایانی می‌کند.

تعریف سیستم اتوماسیون اداری

سیستم اتوماسیون اداری مجموعه‌ای از ماژول‌ها و قابلیت‌هاست که به الکترونیک شدن و افزایش بهره‌وری فرایندهای اداری کمک می‌کند. هر یک از قابلیت‌های این سیستم بخشی از روندهای اداری را ساده‌سازی و الکترونیکی می‌کند. از نامه‌نگاری‌های اداری گرفته تا جلسات سازمانی و آرشیو اسناد، همه این فرایندها در این سیستم پوشش داده می‌شود و بازدهی سازمان‌ها و کسب‌وکارها را به میزان قابل‌توجهی افزایش می‌دهد. در ادامه، برخی از مهم‌ترین قابلیت‌های سیستم‌های اتوماسیون اداری را شرح می‌دهیم.

تحول در مدیریت و نگهداری اسناد

یکی از بزرگ‌ترین تغییراتی که سیستم‌های اتوماسیون اداری به ارمغان می‌آورند، دیجیتالی کردن اسناد و فرآیندهای اداری است. در گذشته، تمامی مکاتبات و اسناد به‌صورت کاغذی ثبت و نگهداری می‌شدند که مدیریت آن‌ها زمان‌بر و پیچیده بود. اما با استفاده از نرم افزار بایگانی، اسناد با فرمت‌های مختلف به‌صورت دیجیتال ذخیره و مدیریت می‌شوند. این تحول نه تنها نیاز به کاغذ را از بین می‌برد، بلکه فرآیند جستجو و بازیابی اطلاعات را نیز به‌شدت سریع‌تر و آسان‌تر می‌کند.

ماژول بایگانی و مدیریت اسناد شرکت نرم افزاری آدا یکی از قدرتمندترین نرم افزارهای آرشیو مدارک می‌باشد که به شما امکان سرچ OCR و سرچ از طریق لایک اسناد را نیز در کنار سرچ پیشرفته ارائه می‌دهد تا بتوانید در سریع‌ترین زمان ممکن به اسناد مورد نظر خود دست یابید.

اتوماسیون فرایندهای نامه‌نگاری و دبیرخانه

نرم افزار دبیرخانه یک قابلیت کاربردی از سیستم‌های اتوماسیون اداری است که برای مدیریت و سازمان‌دهی مکاتبات و اسناد در سازمان‌ها به کار می‌رود. این سیستم امکان ثبت، دسته‌بندی، پیگیری و جستجوی سریع نامه‌ها و اسناد را فراهم کرده و با خودکارسازی فرآیندهای اداری مانند ثبت‌نامه‌ها، ارجاع و ارسال آن‌ها به بخش‌های مختلف، به بهبود کارایی و کاهش خطاها کمک می‌کند.

استفاده از این سامانه، مکاتبات و اسناد را به‌صورت منظم و ساختارمند مدیریت کرده و از هدررفت زمان و منابع جلوگیری می‌کند.

مدیریت فرایندهای کسب‌وکار (BPMS)

ماژول BPMS در سیستم اتوماسیون اداری، سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا فرایندهای موجود در کسب‌وکار خود را مدل‌سازی کرده و بر کیفیت و نحوه انجام آن‌ها نظارت کنند. این ماژول به سازمان‌ها کمک می‌کند تا روندها و فرایندهای کسب‌وکار خود را مدل‌سازی و تعریف کنند و جریان اسناد را در فرایندهای موجود در سازمان مشاهده کنند. این امر باعث می‌شود که امور اداری سریع‌تر و با شفافیت بیشتری انجام شود، سطح رضایتمندی کارکنان و مشتریان افزایش یابد و بوروکراسی پیچیده کاهش یابد. در این نرم افزار شما می‌توانید مدلسازی‌های فرایندهای خود را به صورت بصری انجام دهید و مشاهده کنید.همچنین شما میتوانید به صورت لحظه‌ای فرایند را مشاهده کنید و سیستم به هشدارهای پیامکی و سیستمی نیز مجهز می‌باشد.

تقویم وظایف سازمانی

این نرم افزارها با ارائه تقویم‌های سازمانی با قابلیت یادآور و هشدارهای سیستمی، به سازمان در جهت مدیریت بهتر وظایف به صورت الکترونیکی کمک می‌کند و مدیران و کارمندان به راحتی می‌توانند جلسات و وظایف سازمانی خود را در آن ثبت کنند تا بتوانند در جهت انجام آن‌ها برنامه ریزی مناسب انجام داشته باشند.

جلسات و نشست‌های آنلاین

درحال حاضر و با توجه به افزایش درخواست برای دورکاری در سازمان‌ها، ماژول مدیریت جلسات و نشست‌های آنلاین، راهکاری مناسب برای جلسات درون سازمانی می‌باشد که افراد می‌توانند در محیطی در داخل نرم افزار به صورت آنلاین با همکاران خود در ارتباط باشند و از مزایای جلسات درون سازمانی بهره‌مند شوند.

چت درون سازمانی

ارتباطات درون سازمانی در روش سنتی ممکن است با سرعت پایین و بهره‌وری پایین انجام گردد که در راستای آن می‌تواند باعث ایجاد نارضایتی از ارتباطات درون سازمانی شود. چت درون سازمانی قابلیتی کاربردی در سیستم‌ اتوماسیون اداری می‌باشد که باعث افزایش میزان تعاملات درون سازمانی با امکان ارسال فایل و اسناد می‌شود که باعث افزایش بهره‌وری سارمان می‌گردد.

حفظ امنیت و حریم خصوصی اطلاعات

یکی از نگرانی‌های سازمان‌ها در استفاده از اسناد کاغذی، حفظ امنیت و حریم خصوصی اطلاعات است. اسناد کاغذی ممکن است گم شوند، به سرقت روند یا دچار آسیب شوند. در مقابل، سیستم‌های اتوماسیون اداری با استفاده از فناوری‌های رمزنگاری و تعیین سطوح دسترسی، امنیت اطلاعات را به شکل قابل‌توجهی افزایش می‌دهند. این سیستم‌ها به کاربران امکان می‌دهند تا به‌صورت کنترل‌شده و با دسترسی محدود، به اطلاعات حساس دسترسی داشته باشند و از بروز هرگونه خطر احتمالی جلوگیری کنند.

مشاوره خرید اتوماسیون اداری

سیستم‌های اتوماسیون اداری به‌عنوان یکی از ابزارهای کلیدی در دنیای مدرن، نقش مهمی در کاهش کاغذبازی و بهبود بهره‌وری سازمان‌ها ایفا می‌کنند. با دیجیتالی شدن اسناد و فرآیندهای اداری، کاهش هزینه‌ها، افزایش سرعت و دقت در انجام امور، مدیریت بهتر اطلاعات و افزایش امنیت، این سیستم‌ها می‌توانند به سازمان‌ها کمک کنند تا در محیطی کارآمدتر و پربازده‌تر فعالیت کنند. شما می‌توانید جهت دریافت مشاوره با تیم مشاوره شرکت نرم افزاری آدا با شماره تلفن 02191002037 تماس حاصل فرمایید.